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Customer Relationship Management (CRM) es una solución eficaz a la gestión de las relaciones con los clientes y prospectos. Es un software diseñado para llevar adelante una estrategia empresarial centrada en mantener la fidelidad de los estudiantes actuales o captar nuevos. 

Frente a un contexto de mayor volatilidad, la satisfacción de los clientes y la generación de ventas toman cada vez más protagonismo. Establecer una estrategia basada en los clientes o prospectos es necesario para garantizar la eficacia de las inversiones en el sector de ventas, por lo que las instituciones de educación y las empresas deben buscar herramientas capaces de catapultar la rentabilidad y agilizar los procesos. Una solución CRM puede, en este aspecto, maximizar los resultados.

Estrategias basadas en datos

El CRM es un sistema informático que permite centralizar todos los datos y actividades de los usuarios en un solo lugar. Desde notas de llamadas, correos electrónicos, productos o servicios vendidos, hasta información de sus necesidades. 

Sin embargo, no funciona como un sistema de almacenamiento de datos, sino que es un software inteligente que permite interpretar las necesidades de los clientes, lo que ayuda a formular estrategias que mejoren las relaciones con mayor eficacia y teniendo un mejor conocimiento de sus clientes o prospectos. 

Un CRM ofrece la posibilidad de automatizar etapas del proceso de ventas, registrar contactos, agendar llamados, asignar clientes y vendedores, archivar presupuestos enviados; permitiendo, además, que los gerentes de área o directivos chequeen el estado de sus ventas, la productividad de sus vendedores y el estado del área comercial. 

En la actualidad, CRM es considerado una de las mejores herramientas que los vendedores y los directivos tienen al alcance. Así, las empresas que aplican estrategias de CRM utilizando un software ven una disminución en el costo en el sector de ventas, detectando y cerrando de manera más rápida las oportunidades de negocio.

Los principales beneficios de un CRM son:

• Estrategias responsables y basadas en datos.
• Procesos de venta controlables.
• Clientes más rentables.
• Mayor cantidad de cierres de ventas.
• Incremento de la lealtad de los clientes.
• Aumento en la facturación.
• Mayor control de los KPIs de Marketing.

¿Para qué sirve el CRM en instituciones del sector educativo?

El mundo de la formación superior y educación tradicionalmente no se ha preocupado por el área comercial. Pero en un período en el que la cantidad de matrículas y número de alumnos desciende en la educación no obligatoria y en el que los futuros estudiantes se encuentran con cada vez más opciones de universidades, la utilización de sistemas de gestión adquiere especial importancia. 

La necesidad de programas de gestión de ventas en las universidades y centros educativos está basada en dos pilares: agilizar los procesos de venta aumentando y maximizando el número de alumnos, y mejorar la comunicación interna del equipo que lo utiliza. 

Funciones que cumple un CRM en una institución de educación

En cualquier organización, un CRM puede estar aplicado a tres áreas básicas: la gestión comercial, el marketing y el servicio de postventa o atención al estudiante. Esto, en la industria educativa, se refleja en funciones principales como la facturación, planificación y gestión comercial de alumnos, antiguos alumnos o potenciales estudiantes. 

• De facturación: permite almacenar datos económicos de los alumnos o prospectos, recibos, vencimientos, pagos, entre otros.
• De planificación y gestión académica: funciona para realizar un seguimiento a los alumnos, realizar campañas de marketing, asignar profesores y gestionar el interés por la oferta académica. 
• De gestión comercial: administrar solicitudes de admisión, calendario y registro de contacto por llamada o por email. 

El CRM es un sistema personalizable que ofrece, además, la posibilidad de integrar el sistema con servidores de correo, chats y call centers, páginas web, portales educativos y soluciones de email marketing. 

¿Cómo ayuda un CRM en instituciones educativas?

Incorporar un CRM en la gestión educativa ofrece múltiples beneficios: 

1. Permite mejorar el proceso de ventas de cualquier organización educativa.
2. Integrar en un solo sistema la información de los alumnos.
3. Permite que cualquier miembro de la universidad pueda acceder a la información de los alumnos con un rápido sistema de búsqueda. 
4. La institución puede gestionar diversas comunicaciones y clasificarlas, desde matrículas, quejas, expedientes, solicitudes de información, entre otros. 
5. La universidad puede adaptar un CRM a aspectos como la captación de alumnos, la gestión de relaciones con estudiantes actuales y la relación con antiguos alumnos. 
6. Existe la posibilidad de gestionar y coordinar eventos de formación. 
7. La organización tiene a su disposición la información para realizar campañas de marketing para ofrecer nuevas formaciones.
8. Con los datos que un CRM otorga, se puede detectar necesidades de capacitaciones, nuevos intereses o demanda de carreras. 

Un CRM brinda calidad y personalización en la comunicación con estudiantes, potenciales estudiantes y egresados, agilizando y automatizando procesos, manteniendo una atención individualizada para cada uno de los alumnos o prospectos. En Just in Time Solutions ofrecemos no solo el desarrollo de CRM, sino todas las soluciones informáticas para potenciar el desarrollo de diversas instituciones educativas y empresas.